Analiza los costos de combustible y mantenimiento como un gestor de flotas experto

Un gestor de flotas es responsable del control económico de las principales partidas de gastos de cualquier empresa que tenga una flota de vehículos, como por ejemplo costos de combustible y mantenimiento, transporte por carretera, mensajería o transporte de viajeros.

Con la información que el gestor de flotas proporciona a la dirección de la empresa, esta puede adoptar las estrategias que considere oportunas para mantener los costos controlados o reducirlos.

Informes que debe elaborar el gestor de flotas

Reporte de control de combustible

Es necesario que el administrador de flotas haga informes sobre el consumo de combustible de los distintos vehículos. Básicamente se trata de analizar el ratio litros/kilómetros para saber el gasto que supone ese vehículo, y poder llegar conocer exactamente el precio por kilómetro.

Control de mantenimiento de vehículos

También es necesario el informe sobre costos de mantenimientos y revisiones periódicas de cada uno de los vehículos. Esta es otra partida de gasto variable muy importante. Todos los vehículos necesitan unas revisiones periódicas de mantenimiento (cambios de aceite, pastillas de freno, amortiguadores, neumáticos, etc.).

Además de las revisiones periódicas y los mantenimientos preventivos, el vehículo sufrirá a lo largo de su vida útil diferentes averías imprevistas que habrá que reparar. Este coste también debe ser controlado porque también puede suponer una partida considerable de gasto, que nos dará información sobre la rentabilidad de ese vehículo.

Todos estos costos tienen que estar controlados en el historial de control de mantenimiento de vehículos.

¿Cómo analizar los reportes de costos de combustible y mantenimiento?

Para poder realizar un análisis efectivo de los informes relacionados con la gestión de flotas, es importante que los gestores cuenten con una plantilla de control y mantenimiento de vehículos. Una práctica recomendada es utilizar un software especializado en la gestión de flotas, que considere todas las variables relevantes para el control de una empresa de transportes, sin importar su tipo.

Los datos almacenados en esta herramienta, como los kilómetros recorridos, el consumo de combustible, las horas trabajadas y los costos de mantenimiento, proporcionan información valiosa de la cual se deben extraer conclusiones.

Una forma de analizar los costos de combustible y mantenimiento es mediante comparativas entre los consumos de diferentes modelos de vehículos, con el objetivo de determinar cuáles son los más eficientes. También es posible comparar y diseñar rutas para optimizar el consumo de combustible.

Además, se puede estudiar el costo del personal asociado a cada trayecto. Al analizar las horas de conducción y las distancias recorridas, se puede evaluar la productividad de cada trabajador. Esta información también contribuye a prevenir posibles fraudes o abusos por parte de quienes utilicen los vehículos.

El costo de mantenimiento y reparaciones también es fundamental para tomar decisiones, como la sustitución de un vehículo o la elección de no adquirir nuevamente un modelo que resulte más costoso que otros en términos de mantenimiento.

¿Por qué es importante el control de costes en empresas con flotas de vehículos?

El control de costos de combustible y mantenimiento es necesario en cualquier empresa. Pero en las empresas que manejan una flota de vehículos, debido a que es una gran partida de gasto, es imprescindible.

La alta competitividad obliga a las empresas a ajustar constantemente sus márgenes de beneficio. Por ello, es necesario un alto nivel de gestión económica para poder conseguir beneficios y seguir siendo competitivos.

Las otras grandes partidas de gastos variables, como son el mantenimiento de los vehículos y los costes de personal, obligan a la dirección a tener un control milimétrico de los costes para incrementar la productividad de la empresa.

Herramienta informática de control de flotas

La aplicación que utilicemos para el control de vehículos deber permitir que se puedan analizar diferentes parámetros de costes: combustible, mantenimientos, rutas, etc.

Con esta herramienta se deben poder emitir todos esos diferentes reportes que veíamos en el punto anterior (consumos de combustible, gastos de reparaciones y mantenimientos…). La información debe ser clara y concisa y apoyarse en una información gráfica que la haga más atractiva y fácil de analizar.

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